Van datastrategie tot concrete roadmap

Fednot erkende het belang van data en besloot een datastrategie uit te werken om de toegevoegde waarde ervan te benutten. Om deze strategie succesvol te implementeren, moest de organisatie eerst iedereen overtuigen van het belang ervan.

Fednot, de Federatie van het Notariaat, ondersteunt notarissen met IT-oplossingen, opleidingen en juridisch advies. Enkele jaren geleden organiseerde de federatie zich in clusters met specifieke competenties, waaronder data en AI. Om effectief met data governance aan de slag te gaan, moesten zij het bewustzijn binnen de organisatie vergroten.

Focus op ‘waarom’

Data zijn cruciaal voor alle medewerkers van Fednot. Daarom moesten zij eerst een heldere datastrategie opstellen en deze breed binnen de organisatie te communiceren. Fednot schakelde de expertise van QuaData in om een op maat gemaakt traject uit te stippelen. De samenwerking met een externe partner zorgde voor een objectieve begeleiding en kritische inzichten om het proces op de juiste manier aan te pakken.

Unieke gelegenheid

Een belangrijke vraag was hoe de juiste stakeholders te betrekken en hen gemotiveerd te houden. Een datastrategie kan immers alleen succesvol zijn als ze gedragen wordt door de organisatie zelf. Fednot bracht directieleden samen om te reflecteren op de meerwaarde van data. Hierbij keken zij naar de interne toepassingen, maar ook naar de bredere rol van data voor notarissen en de federatie. Data kunnen immers helpen bij betere besluitvorming, het monitoren van processen en het behalen van strategische doelstellingen.

Door verschillende workshops te organiseren, groeide het inzicht in de waarde van data en ontstond er een strategie die door de hele organisatie werd ondersteund. Dit proces vergrootte het draagvlak voor de datastrategie en zorgde voor een gedeelde visie op datagebruik.

Van strategie naar objectieven

Om de datastrategie concreet te maken, gaf QuaData Fednot een interessante oefening: het schrijven van een toekomstbrief. Dit hielp om gemeenschappelijke concepten en ambities te identificeren. Een belangrijk inzicht was dat je niet alleen data zomaar verzamelt, maar inzet om doelstellingen te realiseren. Op basis van deze oefening formuleerden we samen een duidelijke visie rond data.

Het vertalen van deze visie naar concrete doelstellingen bleek toch een uitdaging. Fednot stelde zeven objectieven op, waaronder het vastleggen van afspraken rond data governance en het verhogen van data literacy binnen de organisatie. De objectieven moesten realistisch en haalbaar zijn, zonder te generiek te worden. Door deze gestructureerde aanpak kon de organisatie zich richten op prioriteiten en stapsgewijs verbeteringen doorvoeren.

Bewust bezig met data

Momenteel werkt Fednot actief aan de uitvoering van de roadmap. Dit omvat onder andere de heropstart van een traject rond data governance, een pilot project voor een data catalogus, een data quality-initiatief en de publicatie van een rapport catalogus. Daarnaast werd een beleid rond dataclassificatie uitgewerkt.

Deze inspanningen leveren concrete resultaten op. Medewerkers zijn bewuster bezig met data en houden zich aan de vastgelegde datadefinities bij nieuwe projecten. Indien nodig worden er nieuwe definities opgesteld via de data steward. Het besef dat data waardevol zijn, groeit binnen de organisatie. Dit uit zich onder andere in een kritischer omgaan met het delen van data, waarbij men nu selectiever is dan voorheen.

Het feit dat de datastrategie vanuit de organisatie zelf komt, draagt bij aan het succes ervan. Iedereen begrijpt waarom deze stappen nodig zijn en handelt hiernaar. Fednot heeft nu een duidelijke en praktische aanpak om met data om te gaan. Problemen worden niet alleen geïdentificeerd, maar ook opgelost. De organisatie heeft hiermee een solide basis gelegd voor verdere groei en optimalisatie van datagebruik binnen het notariaat.

Wil je weten hoe we jouw onderneming van datastrategie tot concrete roadmap kunnen begeleiden? Contacteer ons.