Het gaat niet om de tools

Schijn bedriegt. Ook al lijkt het alsof iedereen de mond vol heeft van tools voor master data management, toch zijn er vandaag wereldwijd nog altijd maar tienduizend licenties voor zulke applicaties verkocht. Wat we daaruit afleiden? Dat het vraagstuk van master data management en data governance wel degelijk realiteit is, maar dat het duidelijk niet om tools draait.

Bij kleine bedrijven is het probleem meestal niet erg prangend. De datavolumes zijn er overzichtelijk, wat het beheer ervan behapbaar houdt. Het gaat om tientallen klanten, niet duizenden, laat staan honderdduizenden. Dat ligt bij grote bedrijven vaak anders. Denken we maar aan telecom- en andere nutsbedrijven, die vaak – letterlijk – de data van miljoenen klanten beheren. In die context is een strakke aanpak van master data management en data governance overduidelijk een must.

Toch lopen ook de grotere kmo’s meer en meer tegen hun limieten aan. Master data management gaat er hand in hand met een verbeterde operationele efficiëntie. Want ook dat is de realiteit: inefficiëntie blijft vaak onder de radar. Zo zal de financiële manager bij elke maandafsluiting wellicht wel enkele manuele tussenkomsten moeten doen om een rapport af te werken, of moet de marketingafdeling bij elke mailing een gebruikte databestand handmatig bijsturen.

Geen technisch vraagstuk

Op het bestaan van al dat soort work-arounds is er meestal weinig zicht. Dat is begrijpelijk. Wanneer trekt iemand aan de alarmbel? Wanneer de inefficiëntie flagrant zichtbaar is, zo blijkt, of de hoeveelheid manuele interventies al te zwaar begint door te wegen op de algemene werkbaarheid van een afdeling. Maar dan nog, los van hoe het initiatief om daar iets aan te doen tot stand komt, het antwoord is per definitie nooit technisch. De oplossing schuilt in de organisatie zelf, waarbij een tool aansluitend voor bijkomende ondersteuning kan zorgen.

Het doel bestaat erin het beheer van de master data te verbeteren. Dat doel bereikt de organisatie het snelst wanneer ze vertrekt vanuit de pijn van de business. Er een IT-project van maken, is niet de aangewezen manier. Wel: meer overleg over data organiseren, meer begrip ontwikkelen over het gebruik van data (data literacy), de documentatie over data en het gebruik van data verbeteren, data stewards aanduiden, enzovoort.

Master data management en data governance: stap voor stap

Zoals dat eigenlijk bij ieder project het geval zou moeten zijn, luidt het advies ook hier om te beginnen met een quick win. Dat laat toe snel resultaten te boeken, waardoor er draagvlak ontstaat om de reikwijdte van het project stap voor stap uit te breiden. Wat begon als een quick win, mondt op termijn zo uit in een big win. Die aanpak op basis van incrementele verbetering, zorgt ervoor dat de kwaliteit van master data management en data governance op een gestroomlijnde, bijna geruisloze manier stijgen. Het is een aanpak die alvast onverwachte schokken en confrontaties vermijdt en tegelijk ook de geleidelijke culturele verandering van de omgang met data het best ondersteunt.

Meer weten over master data management en data governance? Ontdek het hier!

Wil je graag informatie over onze aanpak? Contacteer ons!