Hoe kies je de juiste software voor Data Governance?

Het is vaak moeilijk om een goed overzicht te krijgen, want er zijn veel tools op de markt, met zeer uiteenlopende functionaliteiten. De aanschaf van een Data Governance tool vraagt bovendien om een flinke investering. Daarom is het raadzaam om onafhankelijke specialisten in Data Governance bij je keuzeproces te betrekken. Hun expertise en ervaring bespaart je bedrijf heel wat tijd en geld.

Wat zijn nu de exacte stappen om tot de juiste keuze te komen? Het antwoord op dat vraagstuk bestaat uit drie delen: probleemstelling, analyse (Discover) en oplossing (Design). Door het bepalen van de probleemstelling breng je de Data Governance behoeften in kaart. De analysefase vergelijkt daarna die behoeften met de functionaliteiten van verschillende tools. In de oplossingsfase kies je tenslotte je software uit.

Probleemstelling

Als bedrijf is het dus belangrijk om goed te begrijpen welk probleem er rond data bestaat. Het is vaak een intensief proces om tot de kern van de pijn te komen. Samen met externe specialisten baken je het probleem beter af en zorg je voor een nauwkeurige definitie. Een probleem, dat vaak voorkomt in bedrijven, is bijvoorbeeld het gebrek aan een single customer view. De customer data zitten vaak in verschillende systemen, terwijl updates niet naar alle systemen doorstromen. Het probleem goed in kaart brengen, gebeurt in de discover fase.

Discover

De analyse start met het definiëren van de functionaliteiten die je software nodig heeft. Met andere woorden: wat moet de tool allemaal kunnen? Data Governance consultants gebruiken hun expertise om na te gaan welke tools de juiste functionaliteiten hebben. Het resultaat van de analyse is een longlist met vijf tot tien tools. Op basis van de finale lijst met benodigde functionaliteiten wordt in de volgende stap een request for proposal (RFP) of een request for information (RFI) naar de diverse leveranciers gestuurd. Meestal wordt er een RFP uitgestuurd omdat hierin ook vragen over prijzen staan. De verhouding tussen functionaliteit en prijs speelt immers een belangrijke rol bij de keuze van een tool. Onze consultants helpen u als klant de antwoorden van de leveranciers een score te geven. Dat resulteert in een totaalbeeld van alle geschikte tools.

Design

In de design fase rangschikken de consultants de tools op basis van hun scores op functionaliteit. Tot slot vindt een prijsvergelijking plaats. Het resultaat is een eindrangschikking en een shortlist met doorgaans twee oplossingen. Die twee leveranciers krijgen een uitnodiging om hun tool te komen demonstreren. Zij krijgen hiervoor een scenario voorgelegd, want het is belangrijk dat de demo’s de functionaliteiten laten zien die jouw probleem rond Data Governance oplossen. Bovendien zou het onmogelijk zijn om de demo’s te vergelijken op basis van verschillende scenario’s. De uitkomst van de demovergelijking leidt tot de keuze van de best passende software voor Data Governance. Zo, je bent nu klaar om met de leverancier te onderhandelen over de prijs.

Wens je ook begeleiding bij de keuze voor de juiste Data Quality, MDM/PIM of Data Governance tooling? Neem contact met QuaData.