Het belang van datakwaliteit voor de Dorpsstraat

Sinds begin dit jaar is ons land zeven fusiegemeenten rijker. Dit nieuws bewijst op een heel eenvoudige manier het belang van datakwaliteit. Want medewerkers, klanten, leveranciers of partners uit de betrokken gemeenten hebben immers plots een ander adres. En dat heeft een directe impact op personeelsbeheer, facturatie, etc.

Krachten bundelen

Sinds 1 januari hebben we er in Vlaanderen maar liefst zeven nieuwe fusiegemeenten bij. Een oefening waarbij vijftien kleinere gemeenten de krachten bundelen in nieuwe, grotere fusiegemeenten. Op één dag zijn daarmee 200.000 Vlamingen van woonplaats veranderd, zonder dat ze daarvoor moesten verhuizen. Dat geeft meteen aan hoe een louter administratieve ingreep onmiddellijk een grote impact kan hebben op datakwaliteit. Adresgegevens blijken op slag achterhaald.

Nieuwe gemeenten, straten en huisnummers

De impact van het ontstaan van de fusiegemeenten is niet overal even groot. In het eenvoudigste geval verandert alleen de gemeentenaam. Daarbij volstaat het in de database de oude namen van de gemeenten te vervangen door de naam van de nieuwe fusiegemeente. Moeilijker is het wanneer ook straatnamen en huisnummers veranderen. Zo kan het gebeuren dat twee gemeenten die fuseerden tot voor kort allebei een Dorpsstraat hadden. Even goed hadden ze misschien een Grote Steenweg die door beide gemeenten liep, elk met een eigen nummering. Dan bestaan de huisnummers in de fusiegemeente plots twee keer en is er een nieuwe nummering nodig.

Grote impact

Je begrijpt meteen dat een verandering van straatnamen en huisnummers een veel grotere impact heeft op de databank. De aanpassing vergt dan ook een grotere inspanning. Het gaat hier eerder om een aanpassing op maat. Datakwaliteit is hier van cruciaal belang. Grote bedrijven – zoals telecomspelers, banken en nutsbedrijven – hebben zelf het initiatief genomen om hun adreslijsten bij te werken. Bij kleine dienstverleners en kmo’s is dat veel minder het geval. Zij mogen er alvast niet te sterk vanuit gaan dat klanten en partners spontaan hun adreswijziging komen melden.

Goede datakwaliteit = minder kosten

Het is van belang om als bedrijf zelf het initiatief te nemen. Gebeurt dat niet, dan bestaat het risico dat de klant geen facturen meer ontvangt. Of dat leveringen terugkeren naar de afzender met de melding ‘adres onbekend’. Dat zorgt uiteindelijk alleen maar voor ontevredenheid bij de klant en onnodige extra kosten bij het bedrijf. Eenvoudig gesteld: een adres aanpassen in een databestand kost het bedrijf veel minder dan de behandeling van een klacht. Laat staan het vruchteloos uitsturen van aanmaningen of het boeken van een nieuwe verzending bij een koerier.

Hoe pak je dit aan?

Een mogelijke oplossing bestaat erin eerst te onderzoeken hoe groot de impact van de adreswijzigingen is. Over hoeveel medewerkers, klanten en leveranciers gaat het? Eenmaal alle adressen zijn aangepast, is het een zaak up-to-date te blijven. Dat kan door een oplossing in te schakelen die zich baseert op een actueel referentiebestand. Dat laat toe alle adressen continu te standaardiseren. Zo blijft een adresbestand altijd up-to-date, ook wanneer er straks in een verkaveling nieuwe straatnamen opduiken. Want die krijgen veel minder media-aandacht dan de nieuwe fusiegemeenten.

Benieuwd hoe QuaData jou kan bijstaan om zo’n wijzigingen op te vangen? Contacteer ons!

Wil je weten wat we nog meer doen? Ontdek het hier.