Data governance tool: eerst een tool kiezen of toch liever niet?

Laat ons maar met de deur in huis vallen: het lijstje met redenen om niet eerst een tool voor data governance te selecteren, vooraleer je een structuur en verantwoordelijke medewerkers voor data governance hebt, is vrij lang. Toch is er één goede reden om je traject wel met de keuze van een tool te starten. Daarover straks meer.

Waarom niet starten met de tool?

Dé reden waarom je niet begint met de selectie van de tool, is net het omgekeerde van waarom je het wel zou doen. Je kiest namelijk best nog geen tool als je er nog geen gebruikers voor hebt. Als met andere woorden niemand vraagt naar de metadata die je in zo’n tool ter beschikking stelt, waarom zou je daar dan tijd en moeite in investeren?

Want als er nog geen gebruikers zijn, kan je ook niet weten wat ze nodig hebben. En kan je dus ook geen passende tool kiezen. Ga je daar toch mee door, dan loop je het risico een oplossing te kiezen die niemand gebruikt. Niet bij de start, want er zijn geen gebruikers, maar ook later niet, omdat de tool wellicht niet aan de noden van de toekomstige users voldoet. Je riskeert bovendien dat de implementatie vertraagt of zelfs helemaal stilvalt, eenmaal het bedrijf beseft dat het geld pompt in een tool die te weinig wordt gebruikt.

Toch de keuze gemaakt? Bij het opzetten van de tool zal je beslissingen moeten nemen die afhangen van de noden van de gebruikers. Welk metadatamodel ga je bijvoorbeeld gebruiken in de tool? Om daarover juist te kunnen beslissen, moeten je verantwoordelijken voor data governance mee aan de tekentafel zitten. Zeker de owners, maar ook de stewards. Nogmaals: dat is lastig als die er nog niet zijn.

En last but not least: een tool voor data governance rendeert maar echt in een organisatie als die daar al een zekere maturiteit rond heeft ontwikkeld. Maar het niveau van maturiteit kan je niet forceren. Dat vraagt nu eenmaal tijd. En change management.

Wanneer kies je dan wel een tool?

Uiteindelijk is er maar één goede reden om wel te beginnen met de selectie van de tool, als je nog geen structuur voor data governance hebt opgezet. Namelijk als je ervan overtuigd bent dat de vraag binnen je organisatie echt leeft om metadata inzichtelijk te gebruiken. Bijvoorbeeld als medewerkers al erg actief met selfservice data analytics bezig zijn. Of als een IT-departement verantwoordelijk is voor data binnen de organisatie en het de technische data lineage inzichtelijk wil maken.

En wat als je toch kiest zonder gebruikers?

Wil je toch al een tool kiezen, terwijl je nog geen gebruikers hebt? Vertrek dan vanuit je datastrategie. Op basis daarvan kan je al de meest directe noden ontwaren, althans in theorie. Die vereisten zet je dan uit op een tijdlijn, zodat je weet waaraan je eerst moet voldoen. Betrek daarbij ook data stewards en data owners, of potentiële gebruikers. Doe dat bij voldoende verschillende departementen, want uiteindelijk gebruikt elk afdeling data.

Om voldoende futureproof een tool te selecteren, moet je de noden wel genoeg in detail definiëren. Neem nu data lineage. De ene tool voor data governance gaat daar veel verder in dan de andere. Dus moet je in de omschrijving van de noden aangeven hoever de data lineage moet gaan. Moet de tool ook transformaties van de data tussen twee applicaties tonen? En hoe gedetailleerd? Wil je maximaal de juiste tool kiezen, dan moet je dat soort vragen al beantwoorden.

Maak voor het bepalen van je noden gebruik van de MoSCoW-methode. Daarmee maak het onderscheid tussen must-have, should-have, could-have en won’t-have. Zo dwing je je medewerkers om zich af te vragen wat ze echt nodig hebben, en wat misschien leuk, maar niet absoluut onmisbaar zou zijn. Zo vermijd je alvast dat je bij een te ruime – en dus te dure – tool uitkomt.

Klaar om een data governance tool te kiezen, maar dan met de juiste begeleiding? Contacteer ons.

Benieuwd naar onze diensten? Ontdek ze hier.