Master data efficiënt beheer, net als andere assets

De term master data management omschrijft perfect waar het om gaat: het management van de master data. Om aan zinvol en efficiënt management toe te komen, moeten we natuurlijk eerst een goed zicht hebben op het voorwerp van dat management: de master data zelf. Eenvoudig gesteld kunnen we master data omschrijven als data die iets vertellen over de entiteiten waarmee een organisatie haar activiteiten uitvoert.

Master Data

Er zijn drie grote types master data: partijen, producten & services, en bedrijfsmiddelen. Een ‘partij’ is een entiteit waarmee de organisatie een professionele relatie heeft. Master data die we traditioneel onder de noemer ‘partijen’ aantreffen zijn onder andere medewerkers, leveranciers en klanten. Afhankelijk van de activiteiten van de organisatie kunnen er ook andere partijen opduiken, zoals studenten, patiënten of sponsors. Belangrijk om te weten is dat een partij meer dan één rol kan opnemen. Een partij kan bijvoorbeeld tegelijk klant en leverancier zijn.

Een tweede type master data omschrijft ‘producten & services’. Hier gaat het zowel om fysieke producten – die bijvoorbeeld te koop zijn in een winkel – als om ontastbare diensten. Het derde type master data is dat van de ‘bedrijfsmiddelen’, ook vaak aangeduid met de Engelse term ‘assets’. Het gaat daarbij onder meer om gebouwen en machines, maar evengoed ook om transportmiddelen of financiële assets.

Transacties

De activiteiten van een organisatie vertalen zich in transacties. Iedere transactie vormt op zich een gebeurtenis, zoals een communicatie met een klant, een aankoop, een verkoop, enzovoort. Een transactie is een momentopname. Ze bevat een verwijzing naar bepaalde master data. Bij een verkoop, bijvoorbeeld, verwijst de transactie naar de klant en het product dat de klant aankoopt.

Het voorbeeld toont meteen aan waarom het beheer van de master data belangrijk is. De master data duiken telkens weer op in transacties. Dat maakt het efficiënte beheer van de master data zo belangrijk. Wanneer er een transactie plaatsvindt, wil de organisatie immers dat de data over de betrokken klant en het betrokken product beschikbaar, volledig en correct zijn.

Eén bron

Dat klinkt logisch, maar blijkt in de praktijk al snel een pak complexer om te realiseren. Master data – bijvoorbeeld klantendata, zoals naam, adres en btw-nummer – bevinden zich vaak in verschillende systemen: toepassingen voor CRM, marketing, ERP, enzovoort. Verhuist een klant, dan moet de organisatie in al die systemen het nieuwe adres invoeren. Onvermijdelijk ontstaat zo een situatie waarbij de data niet in alle systemen perfect gelijklopen.

Master data management lost dat op door één applicatie als de master aan te duiden. Die applicatie geldt dan als de enige echte bron van waarheid over de master data. De andere applicaties krijgen de rol van ‘slaaf’ en nemen de data van de ‘meester’ over. Het voordeel is meteen duidelijk. De organisatie onderhoudt de master data op één plaats, waarna de andere toepassingen de aangepaste data automatisch overnemen. De voorwaarde is natuurlijk dat de data in de master van hoge kwaliteit zijn.

Specifieke tool

Master data management kan ook vertrekken vanuit een dedicated tool: een aparte databank waarin de organisatie haar master data organiseert en onderhoudt. Om de master data te gebruiken, kloppen applicaties dan bij de tool aan. Typisch voor zo’n tool is dat er extra functionaliteiten zijn voorzien, onder meer om de kwaliteit van de data te meten en te verbeteren, om data te dedupliceren, referentiedata te beheren, workflows in te stellen, enzovoort

Start met een case

Hoe een organisatie haar master data management aanpakt, hangt af van de specifieke situatie. Een concrete case is doorgaans een goed startpunt. Binnen een gemiddeld klantenbestand verandert bijvoorbeeld ieder jaar zowat tien procent van de klanten van adres. Master data management is de geknipte manier om dat aan te pakken en te vermijden dat foute adressen in omloop blijven. Stap voor stap krijgt een kader voor master data management zo vorm.

Meer weten over hoe je master data efficënt beheer aanpakt binnen jouw organisatie? Contacteer ons.

Benieuwd naar ons aanbod aan diensten? Klik hier.