Datasilo’s doorbreken in je bedrijf: hoe pak je dat aan?

“Vandaag houden bedrijfsafdelingen data vaak lokaal bij, in Excel-bestanden of andere systemen”, steekt Sarah van wal. “Soms terecht, wanneer de gegevens nergens anders te vinden zijn, maar vaak ook totaal onnodig, omdat de data al elders ter beschikking staan. Alleen heeft het departement daar geen weet van of krijgt het er geen toegang toe.”

Heel wat verlies aan efficiëntie

“We zien vaak hoe medewerkers keihard hun best doen om de data lokaal te onderhouden. Zo gaat heel wat tijd, energie en geld verloren. Bovenal riskeer je zo dat al die lokale bronnen die dezelfde data zouden moeten bevatten, toch van elkaar verschillen. Of dat afdelingen dezelfde data anders definiëren en formuleren.”

Je begint dus ongetwijfeld al te begrijpen waarom we datasilo’s beter doorbreken. “Tegelijk pusht nieuwe regelgeving rond bijvoorbeeld sustainability, energieverbruik en traceability bedrijven richting meer transparantie. Dan moeten ze wel één enkele databron – één versie van de waarheid – beschikbaar stellen. Maar dan begint ook vaak het getouwtrek om dat te realiseren.”

Hoe kom je tot die nieuwe aanpak?

Dat is de volgende vraag. “Het is natuurlijk niet zo dat bedrijven vandaag geen initiatieven nemen om databronnen centraler ter beschikking te stellen. Maar vaak pakken ze het nog erg ad hoc aan. Vol goede wil, maar zonder een overkoepelende sturing en concreet te realiseren objectieven.”

Dat vraagt om een slimmere, efficiëntere aanpak. “Het belangrijkste is dat je er als bedrijf resources voor vrijmaakt. Mensen die er zich op kunnen en mogen focussen. Want het is een echt een fulltime job, niet iets dat je er zomaar bijneemt.” Vandaar dat bedrijven hier vaak een externe specialist voor inzetten: iemand met tijd, middelen en een mandaat om tot een overkoepelende aanpak voor centraal georganiseerd databeheer te komen.

Hoe ziet zo’n traject eruit?

Eerst komt het erop aan de huidige manier van werken rond databeheer in kaart te brengen. Daarna volgt het uittekenen van de nieuwe processen en rollen, samen met de verschillende afdelingen. “Daarbij moet je ook nagaan waar de juiste databronnen – met die ene versie van de waarheid – zich in de organisatie bevinden en hoe je die transparant maakt. Ondertussen leren de departementen samenwerken rond databeheer. Het doel is dat iedereen akkoord gaat met de nieuwe processen en de te gebruiken databronnen, zodat iedereen op de hoogte is en zich engageert om de nieuwe aanpak te volgen.”

Het komt er dus niet louter op aan een nieuwe tool aan te kopen, waarmee je als bedrijf de databronnen ter beschikking kan stellen. “Zeker niet! Eerst dien je the big picture te bekijken. Met welke technologie je dan de databronnen openstelt, is maar het laatste deel van de puzzel.”

Wil je hier zelf werk van maken?

Zie je kansen binnen je organisatie om tot beter, efficiënter databeheer te komen, door over verschillende afdelingen heen samen te werken? Start er dan vandaag mee. Begin met een eerste project, op kleine schaal. Zo boek je snel resultaat, waarmee je andere departementen kan overtuigen om samen alle datasilo’s in de organisatie te doorbreken.

Net als elke andere verandering in een organisatie kan ook dit traject weerstand oproepen. “De kunst bestaat erin het project op de juiste manier te brengen, uitgebreid met de medewerkers te overleggen en hen te overtuigen van het belang van de opdracht. Vaak blijken ze dan net erg meedenkend, leert de ervaring ons. En eenmaal de afdelingen samenwerken, zijn ze ook meer en meer geneigd om hun ervaringen rond databeheer met elkaar te delen, waardoor ze samen verder groeien.”

Benieuwd hoe je we datasilo’s  doorbreken in jouw organisatie? Contacteer ons.

Benieuwd naar ons aanbod aan diensten? Klik hier.