Datadomeinen: kiezen in functie van de data

In de ideale wereld tekent een onderneming in het kader van haar data governance een conceptueel datamodel uit. Dat model verdeelt het complete actieterrein van de organisatie over verschillende datadomeinen. Dat gebeurt op het hoogste conceptuele niveau. In de praktijk zien we echter dat een bedrijf doorgaans niet wacht op het grote kader van het datamodel om met data governance van start te gaan.

Zo’n datamodel heeft dan wel erg veel nut, het kost ook veel tijd om het uit te tekenen. Net omdat het zo lang duurt voor je het datamodel concreet kunt inzetten, is dat heel vaak niet het luik van het datatraject waar een organisatie mee start. In de praktijk zal de organisatie eerst de diverse datadomeinen definiëren. In een latere fase kan ze er dan nog altijd voor kiezen de datadomeinen in een datamodel onder te brengen.

Domeinen en subdomeinen

De vier meest gekende datadomeinen zijn relatief makkelijk af te lijnen. Ze zijn immers gelinkt aan de masterdata van de organisatie. Het gaat om vier domeinen: ‘partijen’ (zoals medewerkers, leveranciers en klanten), ‘producten en diensten’, ‘financiële assets’ en ‘locaties’ (die op hun beurt gekoppeld zijn aan de eerste drie domeinen). Belangrijke opmerking hierbij is dat die masterdatadomeinen vaak te omvangrijk zijn om als domein te beheren. Het domein ‘partijen’, bijvoorbeeld, laat zich dan opdelen in subdomeinen.

Die opdeling kun je op verschillende manier doorvoeren. De meest voor de hand liggende keuze is de indeling per departement of business unit, zoals financiën of verkoop, door te voeren. Die indeling heeft als voordeel dat ze makkelijk te begrijpen is voor de business. Het nadeel is dan weer dat ze de klassieke silo’s versterkt. Data stoppen immers niet aan de grens van een bedrijfsafdeling. Meer nog, een van de redenen waarom data governance nodig is, is dat data nu eenmaal doorheen de hele organisatie stroomt. Bewust kiezen om de silo’s te doorbreken bij de definiëring van subdomeinen is daardoor niet de makkelijkste, maar wel de slimste aanpak.

Volg het proces

Een aanpak die een beter resultaat oplevert, bestaat erin het proces te volgen.
Bij QuaData werken we daarbij vaak met thema’s (subject areas) als uitgangspunt, zoals ‘klanten’, ‘leveranciers’ of ‘medewerkers’. Dat laat toe de datadomeinen makkelijker af te bakenen, zelfs al duiken ook bij die methode nog af en toe problemen op. Een bedrijf kan bijvoorbeeld tegelijk klant en leverancier zijn.

Viel de keuze van de organisatie toch op een indeling volgens departementen of business units, dan kan het gebruik van subdomeinen ook daar een uitweg bieden. Op het hoogste niveau gaat het dan om data die de business unit gebruikt, met de business unit in de rol van data owner. Een niveau lager kun je het domein verder opsplitsen door opnieuw subject areas aan te duiden. Het is een veel complexere manier van werken, maar wel één die in de praktijk vaak makkelijker groen licht krijgt bij het management – net omdat de link met de silo’s duidelijk aanwezig blijft. Het neemt niet weg dat vanuit het perspectief van data governance de indeling van de datadomeinen het best gebeurt in functie van de aard van de data, niet van de silo’s.

Wil je weten hoe we je kunnen helpen met jouw datamodel, datadomeinen en de invulling van de rollen voor het data governance traject van jouw organisatie? Contacteer ons.

Ben je benieuwd naar onze diensten? Ontdek ze hier.