Slim starten met een glossary

Begin niet met standaardiseren; begin met luisteren.

Twintig minuten. Zo lang duurde de ruzie.

Marketing zei 4.000 actieve klanten. Sales hield vol dat het er 2.500 waren. Finance staarde naar het plafond. En weet je wat? Niemand had ongelijk. Ze bedoelden alle drie iets anders met “actief”. Reken even mee: vier mensen, twintig minuten, elke week opnieuw. Dat is geen semantische muggenzifterij. Dat is een discussie met een salariskost erbij.

Herken je dit? Dan wil je een business én data glossary. En dan doe je waarschijnlijk meteen het domste wat je kunt doen: je probeert álles eenduidig vast te leggen. Eén term, één definitie, één waarheid voor de hele organisatie. Netjes. Volledig. En morsdood nog voor die goed en wel gepubliceerd is.

Ik weet het, want ik heb het zelf ooit gedaan. Ik heb ooit een schitterende glossary gebouwd. Consistent, doordacht, prachtig geformatteerd. Niemand heeft hem ooit geopend. Perfect. En muisstil.

Een glossary is geen monument; het is een marktplein.

Je beitelt geen definities in steen en zet er dan een hek omheen. Je opent een plek waar betekenissen worden verhandeld, betwist en bijgesteld. Druk. Rommelig. Levend. Dát is de bedoeling.

Het echte probleem in dat vergaderzaaltje was niet dat er geen definitie bestond. Het probleem was dat er drie bestonden en dat niemand ze naast elkaar zag liggen. De oplossing is dus niet: kies er één. De oplossing is: maak de verschillende standpunten zichtbaar. Zorg dat ze elkaar begrijpen. En erken dat elk standpunt waarde heeft.

Niet altijd standaardiseren; wel aligneren.

Standaardiseren betekent: mensen dwingen hetzelfde te bedoelen en dat op dezelfde manier te formuleren. Aligneren betekent: mensen laten zien wat ze bedoelen. Het eerste is een gevecht. Het tweede is een gesprek.

Begin dus met het tweede. Werk met proxy-definities: betekenissen die enkel gelden binnen een bepaalde context. “Actieve klant” bij Sales = iemand met een lopend contract. “Actieve klant” bij Marketing = iemand die de afgelopen 30 dagen iets heeft geopend. Allebei juist. Allebei genoteerd. Allebei mét het label waar ze thuishoren.

Wat gebeurt er dan? De ruzie verdwijnt niet meteen, maar ze verandert van karakter. Minder “jij hebt het fout”, meer “ah, jij kijkt vanuit sales”. Minder muren, meer bruggen. En dat is precies de winst die je zoekt.

Moet je dan nooit standaardiseren?

Toch wel. Maar enkel als daar écht nood aan is.

Sommige zaken moeten wel door iedereen op dezelfde manier worden begrepen. Als je boardrapport en je afdelingsrapport twee verschillende omzetcijfers tonen en de CFO er wakker van ligt. Dán leg je één definitie vast voor de hele organisatie. Niet omdat het netjes staat, maar omdat de pijn het waard is.

Standaardiseren is geen hobby; het is een medicijn. Je slikt het bij symptomen, niet uit principe.

Krijg je definities levend zo snel je kan

Een glossary die niemand gebruikt is duurder dan geen glossary. Het suggereert dat er orde is waar chaos heerst. Het doel is dus niet volledigheid, maar gewoontevorming.

De gewoonte die je wil kweken is simpel en bestaat uit drie stappen:

1. Je twijfelt over een betekenis
2. Je zoekt ze op in de glossary
3. Als de definitie ontbreekt of niet klopt, onderneem je actie: je schakelt het data governance-netwerk in, met de data owners en data stewards die de betekenis kunnen bevestigen of bijstellen.

Twijfelen, opzoeken, aankaarten. Dat is het hele ritueel. Als dat erin zit bij je mensen, dan leeft je glossary. Als het er niet in zit, heb je een begraafplaats voor woorden.

Hou de drempel belachelijk laag

En hier komt het stukje waar we je uitdagen en onszelf meteen ook. Wij, datamensen, houden van tools. Glimmende tools, met licenties, een dashboard en een implementatietraject van 6 maanden. We kopen graag een kathedraal terwijl een marktkraam volstaat.

Als start heb je geen kathedraal nodig. Een simpele SharePoint-site waar iedereen bij kan, zonder login-gedoe en zonder aparte licentie, verslaat negen keer op tien de dure tool. Waarom? Omdat toegankelijkheid wint van functionaliteit. Een glossary die één klik ver ligt en die iedereen kan openen wordt gebruikt. Een glossary achter een licentiemuur wordt een IT-ticket.

Later, als het gebruik groeit en de behoefte écht bewezen is, kan je upgraden. Maar begin klein, begin bereikbaar, begin nu.

Zet je eerste stap vandaag nog

Genoeg theorie, start nu meteen.

Kies één term waarover je deze maand met iemand anders in de clinch lag. Eén. Vraag de drie of vier mensen die erover botsten wat zij ermee bedoelen. Zet die betekenissen als proxy-definities op één pagina waar de hele organisatie vandaag nog bij kan.

De volgende keer dat die term valt, meet je het verschil. Wat vorige maand een vergadering van twintig minuten kostte, wordt een opzoeking van twee. Dat is achttien minuten maal vier mensen. Reken het even uit en begin dan gewoon je glossary op te bouwen.

Wil je graag hulp om met een glossary aan de slag te gaan? Contacteer ons.

Ben je benieuwd naar onze diensten? Ontdek ze hier.